Оптимизация времени
Немного про тайм-менеджмент
Основные правила тайм-менеджмента довольно просты
1. Составляем план задач, которые нужно сделать
2. Приоритизируем задачи (расставляем приоритеты, делим задачи на срочные и несрочные, важные и неважные)
3. Выполняем в первую очередь важные и срочные задачи и только потом все остальные
Однако в реальности, такой план действий не работает.
Во-первых, любой телефонный звонок или важный E-Mail могут в корне изменить порядок задач.
Во-вторых, мелкие и неважные задачи всегда отодвигаются в конец очереди и никогда не бывают выполнены. Между тем, наличие таких нерешенных задач создает постоянное подсознательное психологическое давление и дает как следует сосредоточиться над решением важных задач.
Пример.
Менеджер по продажам Саша приходит на работу в 9 утра.
На 10 утра запланирована планерка, для которой нужно представить показатели продаж на прошлой неделе, поэтому Саша с воодушевлением принимается за отчет. В 9-30 раздается звонок, в котором Руководитель департамента продаж просит пояснить, почему клиент А не проплатил на прошлой неделе счет. На объяснение уходит 15 минут. За эти 15 минут в почту успевает свалиться 3 сообщения:
Одно сообщение из банка по поводу возникшей задолженности и настойчивой просьбе ее погасить. Другое из курьерской службы (просьба срочно связаться с ними до 12-00 и уточнить правильный адрес доставки заказанного товара). И одно от жены, которая пишет, что не может дозвониться и ей нужно срочно перезвонить. В итоге Саша впадает в ступор на 10 минут, пытаясь понять в каком порядке делать новые задачи и в итоге не может сосредоточиться на отчете. К 10-00 отчет не готов, Саша получает пистон. Вернувшись на свое рабочее место видит, что на вечер назначено совещание по проекту (задача неважная, но подготовиться к совещанию все равно нужно) и получено несколько вопросов от сотрудников… В общем, ком задач нарастает, и стандартный типичный тайм-менеджмент в этой ситуации уже не помогает
Поэтому современный тайм-менеджмент должен работать так:
1. Составляем план (список) задач, которые нужно сделать
2. Расставляем приоритеты
3. Самую важную задачу делаем сами немедленно! Не переключаемся на другие задачи, пока не будет сделана самая главная.
4. Наименее важные задачи откладываем на неделю (помещаем их в отдельный список для еженедельного просмотра)
5. Все остальные задачи делегируем!
Только такой способ дает возможность четко сосредоточиться на самой важной стратегической задаче и при этом не забыть о делах насущных.
Другие мои статьи на тему тайм-менеджмента:
Крах тайм-менеджмента или ненужные 36 часов в сутки
Ошибочный тайм-менеджмент
Дополнение к ошибочному тайм-менеджменту
